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Assistant(e) administratif (ve)

Publiée par CHAMBRE DE METIERS ET DE L'ARTISANAT D'ILLE ET VILAINE, le 12/04/2019


La Chambre de Métiers et de l'Artisanat d'Ille et Vilaine, 200 collaborateurs, 3 établissements de formation répartis sur l'ensemble du département, recrute un.e assistant.e pédagogique pour les métiers de la maintenance des véhicules et des matériels espaces verts, pour son centre de formation.


Missions

• Répondre aux demandes téléphoniques et écrites de renseignements divers sur la formation, venant des entreprises, des particuliers ou des parents.
• Constituer et assurer le suivi administratif des formations et des apprenants de son inscription au suivi pendant et à l’issue de la formation :
- gérer le traitement administratif des candidatures,
- convoquer les candidats aux tests et entretiens, puis délivrer les résultats des sélections,
- mettre à jour le statut des prospects après les entretiens et tests de candidature,
- saisir dans YPAREO toutes les informations liées à la bonne gestion des formations et des apprenants (saisie des contrats, actualisation des coordonnées apprentis et entreprises),
- planifier les réunions entreprises / parents / apprentis,
- éditer les bulletins de notes, assurer la saisie liée aux examens, la remise des diplômes,
- élaborer et assurer la distribution, le classement et l’archivage des courriers ou documents : conventions, convocations, calendriers, attestations, feuilles de présence ou tout autre document en lien avec l’activité,…
- enregistrer les éléments financiers pour la facturation en prenant en compte les spécificités des financements,
- accompagner l’inscription des apprenants aux certifications, préparer et organiser la logistique,
- assurer le suivi des visites entreprises.
• Gérer le planning, l'agenda, le courrier du Responsable de filière.
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers gérés par le Responsable de filière.
• Assurer l'accueil des stages et réunion de son pôle (signalétique, réservation de salle, accueil café).
• Valider les factures des prestataires de formation.
• Mettre en forme et alimenter différents tableaux de bords et indicateurs.
• Assurer l’interface entre les différents membres de l’équipe pédagogique de la filière, les entreprises et les apprenants.
• Participer à la promotion de la filière.

• Etre acteur de l’amélioration continue, de la satisfaction des clients et des parties intéressées dans le cadre de la démarche qualité

Profil recherché

Compétences et qualités requises :

Compétences :
Rigueur, organisation, adaptation
Dynamisme, écoute active et très bon relationnel
Capacité à gérer les priorités
Avoir « un esprit client » (en interne / externe)
Etre force de proposition et faire preuve d’initiatives
Aptitude au travail en équipe
Capacité à rendre compte de son activité

Connaissances requises :
Maîtrise de l’expression orale et écrite en français
Outils bureautiques et logiciels intégrés: Environnement Windows, suite Office et YPAREO
Organisation du marché de la formation et ses financements

Diplôme et expérience :

Bac + 2 minimum et justifier d’une expérience professionnelle significative dans la même fonction.



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Contrat

  • Type :
    CDD

  • Catégorie d'emploi :
    Technicien

  • Durée :
    4 mois

  • Temps :
    Temps plein

  • Salaire minimum brut annuel sur 13 mois :
    21674

  • Date de prise de fonction :
    13/05/2019

  • Lieu d'affectation :
    BRUZ

Modalités de candidature

  • Date limite de candidature :
    29/04/2019

  • Nom du contact :
    PLOUZENNEC Maëlle

  • Fonction du contact :
    Directrice FDM Bruz

  • Téléphone :
    0299054568